Разработка электронного архива

Кукла Дмитрий Иванович

В связи со стремительным развитием технологий и их повсеместным внедрением, электронный документооборот и архивные работы занимают наиболее высокую позицию по сравнению со своим бумажным аналогом. Целью создания электронных архивов является потребность структурирования уже имеющихся документов, правильная организация и их хранение в электронном виде, а также поиск. Архивные данные применяются в учреждениях, имеющих большое количество информации, которая на протяжении все рабочей деятельности используется сотрудниками. Чтобы не было путаницы, все данные должны быть собраны в архивы исходя из их структурной принадлежности, дабы улучшить меро- приятия по поиску нужной информации. Введение электронного архива позволит: – сократить непроизводственные затраты рабочего времени сотрудников; – уменьшить финансовые издержки; – обеспечить надежность учета и хранения информации; – организовать эффективную защиту информации; – обеспечить эффективную работу организаций с территориально-распределенной структурой; – создание отчетности и формирование общей картины загруженности по запросам. Однако на данный момент существуют и отрицательные стороны: – дублирование бумажных носителей, что приводит к ведению двух архивов и повышению издержек; – несовершенство нормативно-правовой базы в плане электронного документооборота; – неготовность сотрудников работать с документами в электронном виде. Здесь приведены лишь малые доли положительных и отрицательных сторон, поскольку каждая организация выявляет свои слабые и сильные стороны и уже на их основании принимает решение о переходе с бумажных документов на электронные, а также систематизирует их ведение и учет. Электронный архив тесно связан с электронным документооборотом, так как первое без второго будет всего лишь дополнительной рутинной работой для сотрудников. В заключение обратим внимание на растущие тенденции повсеместного внедрения систем автоматизации. Ввод системы электронного архива как минимум уменьшает производственные издержки на закупку расходных материалов, а так же предоставляет условия по оптимизации в работе с архивом, что сокращает время на обработку запросов. В свою очередь, это немаловажно, особенно в масштабах крупных предприятий.

Список литературы:

1.   Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / А.Ю. Логинова, Д.А. Романов, Т.Н. Ильина. – М.: ДМК Пресс, 2004. – 220 с.